Eingehende Dokumente, wie bspw. Lieferscheine, Transportscheine, Auftragsbestätigungen, Materialzertifikate usw. werden im Vorfeld digitalisiert und die Schlüsselinformation mittels OCR aus dem Dokument ermittelt. Die Schlüsselinformation definiert sich über die Belegart, wie bspw. die Lieferscheinnummer, Bestellnummer, Materialbezeichnung, etc.
Die o.g. Grafik ist beispielhaft und verdeutlicht die Verarbeitung am Beispiel von Lieferscheinen.
Die genutzte OCR findet über eine Volltextverfahren die Lieferscheinnummer und sendet das digitalisierte Dokument zusammen mit der Lieferscheininformation an die PINO GOLD Anwendung in SAP.
Eine Nachbereitung des Leseergebnisses in der OCR-Komponente erfolgt nicht. Der Erkennungs- und Digitalisierungsprozess verläuft automatisiert im Hintergrund.
Die PINOGOLD Anwendung archiviert das Dokument auf dem SAP Content Repository mittels SAP Archiv Link. Ist eineS4/HANA Umgebung gegeben, dann wird die CMIS-Schnittstelle „Content Management Interoperability Services“ für die Archivierung genutzt.
Der Archivierungsprozess wird über eine Transaktion in SAP nachvollziehbardargestellt.
Die o.g. Darstellung der Transaktion ist beispielhaft und kann individuell ausgeprägt werden. Die Inhalte sind in diesem Beispiel mehr technisch ausgeprägt. Im Zuge der Verlinkung zum SAP Business Objekt lassen sich Detailinformation aus dem SAP Beleg in die Übersicht übernehmen und ermöglicht damit belegübergreifende Recherchen.
Etwaige Inkonsistenzen im Rahmen der Archivierung und Verknüpfung zum SAP Business Objekt werden ebenfalls über die PINO GOLD Transaktion nachbereitet. Dazu steht die Möglichkeit der Bildanzeige zur Verfügung, sowie eine Detailansicht zum jeweiligen Dokument, mit dem der Archivierungs- und/oder Verlinkungsprozessaktualisiert oder korrigiert werden kann.
